Verantwortungsbereiche

• Empfang und Telefonzentrale: Begrüssung von Kunden und Mitarbeitenden; Annahme, Priorisierung und Weiterleitung von eingehenden Anrufen
• Verwaltung von Poolfahrzeugen: Organisation der Fahrzeugreservationen und Parkplätzen am Hauptsitz
• Verwaltung von Büromaterial: Bestellung, Lagerhaltung und Ausgabe von Büromaterial; Sicherstellung einer kontinuierlichen Verfügbarkeit
• Postbearbeitung: Frankierung, Versand und interne Verteilung der ein- und ausgehenden Post sowie Bearbeitung von Kuriersendungen
• Bearbeitung von Eigenbedarf-Bestellungen der Mitarbeitenden: Prüfung der Bestellanfragen, Weiterleitung an die zuständigen Stellen sowie Nachverfolgung bis zur Abholung durch die Mitarbeitenden
• Kontierung und Kontrolle aller FM-relevanten Rechnungen; enge Abstimmungen mit der Kreditorenbuchhaltung zur korrekten und fristgerechten Verbuchung
• Badge-Verwaltung: Ausgabe und Verwaltung provisorischer Badges, Führen entsprechender Listen sowie Überwachung der Rückgaben

Qualifikationen und Erfahrung

• Abgeschlossene Kaufmännische Lehre (z. B Kauffrau/Kaufmann EFZ)
• Gute MS-Office-Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse. Französisch- und/oder Spanischkenntnisse von Vorteil
• Freundliches Auftreten, Organisationstalent und Diskretion
• Selbständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Erfahrungen mit interner Kommunikation und Kundenkontakt
• Kenntnisse in der Organisation kleiner Events oder interner Schulungen
• Sicherheit im Umgang mit Telefonanlagen und Postbearbeitungssystemen
• Hohe Sozialkompetenz und Freude am Umgang mit Menschen
• Schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität im Alltag