Verantwortungsbereiche

• Unterstützung beim Aufbau und der kontinuierlichen Weiterentwicklung des ICT-PMO, einschliesslich Governance-Strukturen, Vorlagen, Arbeitsstandards und Dokumentation
• Pflege eines schlanken und zweckmässigen PMO-Ansatzes zur Unterstützung agiler, klassischer und hybrider Umsetzungsmodelle ohne unnötigen administrativen Aufwand
• Aktualisierung und Pflege der ICT-Portfolioübersicht mit Projekten, POCs, Anforderungen, Roadmap-Punkten, Abhängigkeiten, Risiken, Massnahmen und offenen Entscheidungen
• Sammlung und Konsolidierung von Projektstatus-Inputs sowie Erstellung von Entwürfen für Managementberichte, Dashboards, KPI-Übersichten, Sitzungs- und Entscheidungsprotokolle inklusive Nachverfolgung
• Unterstützung des Anforderungsmanagements durch Dokumentation und Strukturierung von Business- und IT-Inputs, Nachverfolgung offener Klärungspunkte sowie Vorbereitung entscheidungsreifer Anforderungsgrundlagen
• Sicherstellung, dass detaillierte Anforderungen in der Verantwortung der zuständigen Business-, Produkt-, IT- oder Lieferrollen verbleiben
• Unterstützung der Transparenz von ICT-Roadmaps und Initiativen, einschliesslich Zeitplänen, Meilensteinen, Abhängigkeiten und Verknüpfungen zu geschäftlichen Prioritäten
• Unterstützung von Projektleitern und Product Ownern bei PMO-bezogener Koordination, Dokumentation und Abstimmung zwischen agilen, hybriden und klassischen Initiativen
• Vorbereitung von Unterlagen für Portfolio-Reviews, Abstimmungssitzungen, Lenkungsausschüsse und Entscheidungsforen des ICT-Managements

Qualifikationen und Erfahrung

• Bachelorabschluss oder vergleichbare Ausbildung in Betriebswirtschaft, Wirtschaftsinformatik, Informationsmanagement, Informatik, Engineering oder einem verwandten Bereich
• Erste Erfahrungen oder Praktika im PMO, in der Projektkoordination, ICT, Business Analyse, Data & Analytics oder digitalen Transformation von Vorteil
• Grundkenntnisse im Projektmanagement, in agilen Arbeitsmethoden oder in der Prozessdokumentation erwünscht
• Interesse an modernen, KI-gestützten Arbeitsweisen von grossem Vorteil – klassische Projektmanagement-Zertifizierungen (z. B. Black Belt, Scrum Master) werden ausdrücklich nicht vorausgesetzt und entsprechen nicht dem gesuchten Profil
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, zuverlässige und präzise Arbeitsweise
• Fähigkeit, Informationen verschiedener Stakeholder zu sammeln, zu strukturieren und zusammenzufassen, ohne deren fachliche Verantwortung zu übernehmen
• Analytische Denkweise und echtes Interesse an Portfolio-Transparenz, Reporting, Daten, POCs und KI-gestützten Arbeitsweisen – mit Motivation, Projektmanagement für das KI-Zeitalter aktiv mitzugestalten statt traditionelle Ansätze zu replizieren
• Gute Kommunikationsfähigkeiten sowie Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit ICT-Management, Projektleitern, Product Ownern und Business-Stakeholdern
• Offen, neugierig und begeistert davon, ohne feste Strukturen zu arbeiten – jemand, der ein noch nicht definiertes PMO-Umfeld als Chance und nicht als Risiko sieht; Bereitschaft, neue Tools zu erkunden, bestehende Muster zu hinterfragen und Neues mit aufzubauen
• Gute Kenntnisse der M365-Tools; Kenntnisse von Projektmanagement-Tools von Vorteil
• Sprachkenntnisse: gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französisch oder weitere Sprachen von Vorteil

Persönliche Fähigkeiten:

• Flexibel und belastbar im Umgang mit Unklarheiten – sicher im Arbeiten in noch nicht vollständig definierten Strukturen; offen und neugierig gegenüber neuen Ideen, Tools und Arbeitsweisen
• Teamorientiert und kommunikativ – schafft Vertrauen auf unterschiedlichen Ebenen, hört aktiv zu und bringt Ideen klar ein; loyal und diskret im Umgang mit sensiblen Informationen
• Präzise und verantwortungsbewusst – andere können sich auf die Qualität von Dokumentationen, Nachverfolgungen und vorbereiteten Unterlagen verlassen
• Ehrliche Motivation, beim Aufbau von Neuem mitzuwirken – nicht, um sich in ein bestehendes System einzufügen, sondern um dieses aktiv mitzugestalten